O próximo ganho de eficiência está no tempo entre mudança e ação

Acho que estamos começando a medir a eficiência no lugar errado.

Durante anos, digitalizamos documentos, processos e interações. Tiramos atividades do papel e colocamos boa parte da operação dentro de sistemas. Isso foi — e continua sendo — importante.

Mas tenho me interessado cada vez mais por outro intervalo: quanto tempo existe entre alguma coisa mudar e a organização conseguir agir sobre tudo o que mudou junto?

Registrar a mudança pode levar minutos. Fazer suas consequências atravessarem a operação é outra história.

A mudança aconteceu. A operação mudou junto?

Por que isso importa agora

Não estou partindo da ideia de que as empresas “não sabem mudar”. O que me chama atenção é outra coisa: a mudança está cada vez mais misturada ao trabalho cotidiano. Não chega como um projeto isolado; chega em camadas que se sobrepõem.

Os dados recentes ajudam a colocar essa percepção em perspectiva. Em julho de 2025, a Gartner informou que apenas 32% dos líderes de nível médio e sênior pesquisados disseram que a última mudança que lideraram alcançou uma adoção considerada saudável. A consultoria descreveu o ambiente atual como marcado por mudanças contínuas, sobrepostas e altamente interdependentes. Um ano antes, já havia chamado atenção para algo menos óbvio: troca de gestor, mudança na composição de equipes e alteração de responsabilidades podem ser especialmente desgastantes justamente porque interferem no trabalho diário e se acumulam. 1,2

É esse ponto que me interessa. Não são apenas as grandes transformações que exigem capacidade de adaptação. A Deloitte, no Global Human Capital Trends 2025, apontou que o trabalhador médio passa por 10 mudanças empresariais planejadas por ano, contra duas em 2016. No mesmo estudo, 85% dos executivos disseram que as organizações precisam encontrar formas mais ágeis de organizar o trabalho para responder às mudanças de mercado. 4

Quando a IA entra nessa equação, a discussão deixa de ser apenas tecnológica. Em março de 2026, uma pesquisa da Gartner com 110 CHROs mostrou que 78% concordavam que papéis e fluxos de trabalho precisariam mudar para que as organizações extraíssem mais valor dos investimentos em IA. Ou seja: não estamos falando só de novas ferramentas, mas de responsabilidades e formas de trabalhar sendo redesenhadas. 3

Ao mesmo tempo, existe uma pressão evidente por capacidade. No Work Trend Index 2025, a Microsoft registrou que 82% dos líderes consideravam aquele um momento decisivo para repensar aspectos centrais de estratégia e operações. Enquanto 53% diziam que a produtividade precisava aumentar, 80% da força de trabalho global relatava falta de tempo ou energia suficientes para realizar o trabalho. O estudo combinou uma pesquisa com 31 mil profissionais em 31 países, sinais de uso do Microsoft 365 e dados do LinkedIn. 5

Esses estudos têm amostras e perguntas diferentes, por isso não os trato como prova de uma única causa. Para mim, eles apontam na mesma direção: papéis, equipes, processos e tecnologia estão mudando enquanto as pessoas continuam precisando manter a operação em andamento.

É nesse ambiente que o tempo entre uma mudança e a capacidade de agir sobre ela começa a ganhar outra importância.

O intervalo que me interessa

Não quero saber apenas quando a mudança foi comunicada ou quando um registro foi atualizado. Quero entender quando suas consequências operacionais deixam de depender de alguém lembrar, perguntar, cruzar listas ou reconstruir o contexto.

Pense em uma mudança de função. O cadastro pode ser atualizado imediatamente. Mas essa alteração pode mudar também o público ao qual a pessoa pertence, as referências que passam a valer, as responsabilidades que assume, as ações que precisa executar, os prazos que precisa acompanhar e os registros que precisam permanecer depois.

O mesmo vale para uma política que muda de versão, uma exigência de cliente, um procedimento substituído ou uma responsabilidade que muda de área.

Quando uso a palavra “absorver”, estou falando de um sentido operacional específico. Não significa garantir adesão cultural, compreensão perfeita ou comportamento automático.

Comunicar continua sendo necessário, mas comunicação sozinha não responde se a pessoa certa recebeu a referência certa, se uma nova ação passou a valer, se existe um prazo associado ou se o histórico continua explicando o que aconteceu antes.

Uma hipótese operacional: tempo de propagação

Tenho chamado provisoriamente esse intervalo de tempo de propagação.

Não estou tratando a expressão como benchmark de mercado nem como indicador consolidado. É uma hipótese operacional para organizar uma pergunta que me parece cada vez mais importante: quanto tempo existe entre algo mudar e a organização conseguir agir sobre suas consequências?

Se uma política ou um requisito muda hoje, em quanto tempo o público impactado passa a trabalhar com a nova referência? Quando alguém muda de função ou uma responsabilidade troca de área, a nova situação se estabelece no fluxo da operação ou exige uma sequência de explicações, checagens e atualizações manuais? É esse intervalo que me interessa.

• Minha hipótese é simples: quando a resposta exige consultar pessoas, cruzar controles, conferir versões e reconstruir histórico, existe mais trabalho entre mudança e ação.

Essa questão começou a me incomodar justamente em situações pequenas. Uma pessoa muda de área e o cadastro é atualizado. Ótimo. Mas o que mais mudou junto? O que ela passa a precisar conhecer? O que deixa de valer? Quem precisa acompanhar? Em que momento a organização consegue responder isso sem reconstruir a situação?

Como começar a olhar para isso

Não acho que o primeiro passo seja comprar uma nova tecnologia. Começaria escolhendo duas ou três mudanças recorrentes da operação e observando o que acontece depois.

Eu olharia para quatro coisas:

Só esse exercício já começa a revelar uma parte da operação que normalmente fica escondida. Em muitos casos, a informação existe, o processo existe e os sistemas existem. O trabalho reaparece nas relações que precisam ser reconstruídas quando alguma coisa muda.

A próxima camada de eficiência

Minha tese é que uma parte relevante do próximo ganho de eficiência das organizações não virá simplesmente de registrar mais, armazenar mais ou comunicar mais rápido.

Virá de encurtar a distância entre mudança e ação.

Na prática, isso pode significar menos intermediação e reconstrução, mais clareza sobre quem precisa agir e mais continuidade quando pessoas, estruturas e responsabilidades mudam.

A tecnologia certamente fará parte dessa evolução. Mas, antes de escolher a ferramenta, eu faria a pergunta que deu origem a este artigo: