O próximo ganho de eficiência está no tempo entre mudança e ação

Acho que estamos começando a medir a eficiência no lugar errado.

Durante anos, digitalizamos documentos, processos e interações. Tiramos atividades do papel e colocamos boa parte da operação dentro de sistemas. Isso foi — e continua sendo — importante.

Mas tenho me interessado cada vez mais por outro intervalo: quanto tempo existe entre alguma coisa mudar e a organização conseguir agir sobre tudo o que mudou junto?

Registrar a mudança pode levar minutos. Fazer suas consequências atravessarem a operação é outra história.

A mudança aconteceu. A operação mudou junto?

Por que isso importa agora

Não estou partindo da ideia de que as empresas “não sabem mudar”. O que me chama atenção é outra coisa: a mudança está cada vez mais misturada ao trabalho cotidiano. Não chega como um projeto isolado; chega em camadas que se sobrepõem.

Dois números recentes, lado a lado, ajudam a colocar isso em perspectiva. A Deloitte apontou que o trabalhador médio passa por 10 mudanças empresariais planejadas por ano, contra duas em 2016. E, em julho de 2025, a Gartner informou que apenas 32% dos líderes pesquisados disseram que a última mudança que lideraram alcançou uma adoção considerada saudável. O volume cresceu mais rápido que a capacidade de absorver. 3,1

Um ano antes, a mesma consultoria já havia chamado atenção para algo menos óbvio: troca de gestor, mudança na composição de equipes e alteração de responsabilidades podem ser especialmente desgastantes justamente porque interferem no trabalho diário e se acumulam. 2

A falta de tempo e energia para dar conta do trabalho — o terceiro número — foi medida pela Microsoft no Work Trend Index 2025, com 31 mil profissionais em 31 países, combinando as respostas com sinais de uso do Microsoft 365 e dados do LinkedIn. É a pressão por capacidade do outro lado da mesma equação. 4

É nesse ambiente que o tempo entre uma mudança e a capacidade de agir sobre ela começa a ganhar outra importância.

O intervalo que me interessa

Não quero saber apenas quando a mudança foi comunicada ou quando um registro foi atualizado. Quero entender quando suas consequências operacionais deixam de depender de alguém lembrar, perguntar, cruzar listas ou reconstruir o contexto.

Imagine uma mudança pequena, dessas que não viram projeto. Numa sexta-feira, a aprovação de fornecedores deixa de ser de Suprimentos e passa a ser de Compliance. O comunicado sai, o organograma é atualizado, está tudo certo no papel.

Na segunda, três perguntas aparecem ao mesmo tempo. Quem em Suprimentos ainda recebe os alertas do sistema e não sabe mais o que fazer com eles? Onde Compliance encontra o histórico das aprovações anteriores, para entender o critério que vinha sendo usado? E quem avisa a TI de que as permissões da pasta precisam mudar?

Nenhuma dessas perguntas é difícil. Todas custam tempo de gente, e nenhuma delas aparece em um relatório — por isso o intervalo entre a sexta e o dia em que a operação realmente mudou junto fica invisível.

O mesmo vale para uma mudança de função. O cadastro pode ser atualizado imediatamente, mas essa alteração muda também o público ao qual a pessoa pertence, as referências que passam a valer, as responsabilidades que assume, as ações que precisa executar, os prazos que precisa acompanhar e os registros que precisam permanecer depois.

Quando uso a palavra “absorver”, estou falando de um sentido operacional específico. Não significa garantir adesão cultural, compreensão perfeita ou comportamento automático.

Comunicar continua sendo necessário, mas comunicação sozinha não responde se a pessoa certa recebeu a referência certa, se uma nova ação passou a valer, se existe um prazo associado ou se o histórico continua explicando o que aconteceu antes.

Uma hipótese operacional: tempo de propagação

Tenho chamado provisoriamente esse intervalo de tempo de propagação.

Não estou tratando a expressão como benchmark de mercado nem como indicador consolidado. É uma hipótese operacional para organizar uma pergunta que me parece cada vez mais importante: quanto tempo existe entre algo mudar e a organização conseguir agir sobre suas consequências?

Se uma política ou um requisito muda hoje, em quanto tempo o público impactado passa a trabalhar com a nova referência? Quando alguém muda de função ou uma responsabilidade troca de área, a nova situação se estabelece no fluxo da operação ou exige uma sequência de explicações, checagens e atualizações manuais? É esse intervalo que me interessa.

• Minha hipótese é simples: quando a resposta exige consultar pessoas, cruzar controles, conferir versões e reconstruir histórico, existe mais trabalho entre mudança e ação.

Como começar a olhar para isso

Não acho que o primeiro passo seja comprar uma nova tecnologia. Começaria escolhendo duas ou três mudanças recorrentes da operação e observando o que acontece depois.

Eu olharia para quatro coisas:

Só esse exercício já começa a revelar uma parte da operação que normalmente fica escondida. Em muitos casos, a informação existe, o processo existe e os sistemas existem. O trabalho reaparece nas relações que precisam ser reconstruídas quando alguma coisa muda.

A próxima camada de eficiência

Minha tese é que uma parte relevante do próximo ganho de eficiência das organizações não virá simplesmente de registrar mais, armazenar mais ou comunicar mais rápido.

Virá de encurtar a distância entre mudança e ação.

Na prática, isso pode significar menos intermediação e reconstrução, mais clareza sobre quem precisa agir e mais continuidade quando pessoas, estruturas e responsabilidades mudam.

A tecnologia certamente fará parte dessa evolução. Mas, antes de escolher a ferramenta, eu faria a pergunta que deu origem a este artigo:

O tempo de propagação atravessa a empresa inteira, mas não é preciso medir tudo para começar. O lugar mais útil é aquele em que a mudança tem prazo, público definido e consequência registrada — e, por isso, deixa rastro mensurável. Conformidade e treinamentos obrigatórios são esse laboratório: lá, o esforço de lembrar, cobrar e reconstruir evidência aparece em horas, não em impressões.